Yhteyshenkilön ohjeet

Helsingin ilmastovahti (Ilmastovahti) = Kaikille avoin nettisivu, jossa yhteyshenkilön ylläpitokäyttöliittymään syöttämät tiedot näkyvät. Ilmastovahti julkaistiin 23.10.2019 osoitteessa ilmastovahti.hel.fi. 

Ilmastovahdin ylläpitokäyttöliittymä = Nettisivu, josta toimenpiteiden yhteyshenkilöt päivittävät Ilmastovahtia. Ylläpitokäyttöliittymään on pääsy vain yhteyshenkilöillä ja Ilmastovahdin kehittäjillä. Osoite aplans.api.hel.ninja/admin/.

Ylläpitokäyttöliittymän kautta Ilmastovahdin yhteyshenkilöt päivittävät toimenpiteiden tietoja. Yhteyshenkilöt ovat Helsingin kaupunkikonsernilla töissä. 

Ylläpitokäyttöliittymään kirjaudutaan osoitteesta: https://aplans.api.hel.ninja/admin/

• Helsingin kaupungin työntekijät (hel.fi-sähköpostiosoite) → Klikkaa “Helsingin kaupungin työntekijät”
• Muut kuin Helsingin kaupungin työntekijät (ei hel.fi-sähköpostiosoitetta) → Luo Yle-tunnus työosoitteellasi ja kirjaudu sillä

Huom. Päästäksesi ensimmäisellä kerralla kirjautumaan ylläpitäkäyttöliittymään jonkun Ilmastovahdin yhteyshenkilöistä tai ylläpitäjistä on kirjattava sinut ensin Ilmastovahdissa toimenpiteen yhteyshenkilöksi. Jos et pääse kirjautumaan, kysy, onko sinut kirjattu toimenpiteen yhteyshenkilöksi. 

Pystyt muokkaamaan Ilmastovahdissa vain niiden toimenpiteiden tietoja, joiden yhteyshenkilö olet. Löydät toimenpiteet, joiden yhteyshenkilö olet, klikkaamalla "Toimenpiteet". 

Muista, että toimenpiteen sivulla olevien tietojen pitää olla kaupunkilaisen ymmärrettävissä. Tallenna toimenpiteen tiedot sivun oikeasta alalaidasta. Tallennettuasi tiedot ylläpitokäyttöliittymässä ne näkyvät Ilmastovahdissa (tarvittaessa päivitä sivu). Tarkista, että toimenpiteen sivu näyttää siellä hyvältä!

Kirjoita toimenpiteelle lyhyt nimi, josta selviää, mistä toimenpiteessä on kyse. Nimen pitää olla ymmärrettävä, vaikka kaupunkilainen tulisi Ilmastovahdissa toimenpiteen sivulle ensimmäistä kertaa eikä olisi lukenut muita toimenpiteitä. Toimenpiteen virallinen nimi tulee Hiilineutraali Helsinki 2035 -toimenpideohjelmasta ja sitä ei voi muuttaa. 

Toimenpiteen kuvauksen tarkoituksena on kertoa toimenpiteen etenemisestä yleistajuisesti. Kuvauksesta tulee käydä ilmi toimenpiteen nykytilanne ja tunnistetut kehitystarpeet. Kuvauksen alussa on oltava ingressi kokonaisilla lauseilla, kuvaus ei siis voi olla pelkkä lista.

Kuvauksessa kerrotaan, mitä toimenpiteessä on jo tehty, mitä aiotaan tehdä, keitä tarvitaan mukaan, ja mitä toimenpiteen lopputuloksena saadaan. Kirjoita, mitä toimenpide tarkoittaa käytännössä. Kerro, miksi se on valittu HNH-ohjelmaan eli miksi se on tärkeä päästöjen vähentämisessä. Vältä ammattislangia ja selitä lyhyesti, mitä käsitteet tarkoittavat, esim. kaksisuuntainen kaukolämpö, hukkalämmöt, älykkäät energiaratkaisut. Kerro myös, jos jostain asiasta ei ole vielä tietoa. Tarvittaessa lisää linkkejä lisätietoon.

Toimenpiteen kuvaus on tärkeää pitää ajan tasalla. Muistutamme sähköpostitse kolmen kuukauden välein kuvauksen päivittämisestä.

Tarkista, että ensimmäisenä ilmoitettu vastuutaho on sama kuin HNH-toimenpideohjelmassa mainittu vastuutaho (“päävastuuorganisaatio”). Päävastuuorganisaatio on merkitty isommalla Ilmastovahdissa. Muiden järjestyksellä ei ole merkitystä. Jos jokin ilmeinen vastuutaho puuttuu, voit lisätä sen ja etsi tarvittaessa yhteyshenkilö. Ennen kuin lisäät yhteyshenkilön, muista sopia hänen kanssaan siitä, mitkä tiedot hän täyttää. Huom. Vastuutahot ovat kaupunkikonsernista (älä lisää esim. ulkopuolisia yrityksiä). Voit mainita mukana olevista yrityksistä kuvauksessa.

Jokaiselle toimenpiteelle valitaan yhteyshenkilö päävastuuorganisaatiosta ("pääyhteyshenkilö"). Tämä työ on vielä osittain kesken ja osa pääyhteyshenkilöistä puuttuu. Samalle toimenpiteelle voidaan lisätä useampia yhteyshenkilöä, jos toimenpide jakautuu kokonaisuuksiin, jotka ovat selvästi eri organisaatioiden töitä. Se yhteyshenkilö, joka on ensimmäisenä listatusta organisaatiosta, on vastuussa seurannasta ja huolehtii, että tiedot ovat ajan tasalla. Ilmastovahdissa tämä henkilö on rinkuloitu vihreällä. Muiden yhteyshenkilöiden järjestyksellä ei ole merkitystä. Ennen kuin lisäät yhteyshenkilön, muista sopia hänen kanssaan siitä, mitkä tiedot hän täyttää.

Ilmastovahdissa näytetään, mitä hiilineutraali Helsinki -toimenpiteissä on jo tehty ja mitä aiotaan jatkossa tehdä. Tämän vuoksi jokaisella toimenpiteellä tulee olla aina sovittuna vähintään yksi seuraava tehtävä, jota tapahtuu vuoden sisällä. Yhteyshenkilö määrittelee tehtävät ja niiden tavoitepäivämäärät. Merkitsethän toimenpiteelle tehtävät, joista näkee, mitä toimenpiteessä seuraavaksi on suunniteltu tehtävän. Muistutamme etukäteen sähköpostitse tehtävän päivittämisestä ajan tasalle, jotta se ei turhaan näytä myöhästyvän.

Uusien tehtävien luominen

Toimenpide on vasta alkamassa → Kirjaa toimenpiteelle vähintään yksi tuleva tehtävä, jotka tapahtuu seuraavan vuoden sisällä. Jos toimenpide on vasta alkamassa, toimenpiteen tehtävät voivat olla pieniä askelia tyyliin “Järjestetään kokous/työpaja tahojen x, y, z kanssa, ja siellä sovitaan asioista o, p, q”. Tarvittaessa voit kirjata tehtäviä myös pidemmälle. Anna tehtävälle nimi ja tavoitepäivämäärä ja valitse tehtävän tilaksi joko "ei aloitettu" tai "käynnissä".

Toimenpide on jo käynnissä → Voit merkitä tehtäviksi myös toimenpideohjelman hyväksymisen (joulukuu 2018) jälkeen tapahtuneita asioita. Tätä vanhemmat asiat voit kirjoittaa lyhyesti toimenpiteen kuvaukseen (nykytilanne). Kirjoita sen lisäksi toimenpiteelle vähintään yksi tulevaa tehtävä (seuraavan vuoden sisälle) ja tarvittaessa myös pidemmälle. Anna tehtävälle nimi ja tavoitepäivämäärä ja valitse tilaksi "käynnissä". 

Koko toimenpide on valmis → Ilmoita tehtävän valmistumisesta osoitteeseen sonjamaria.ignatius@hel.fi.

Ilmastovahdissa näytetään, mitä hiilineutraali Helsinki -toimenpiteissä on jo tehty ja mitä aiotaan jatkossa tehdä. Tämän vuoksi jokaisella toimenpiteellä tulee olla aina sovittuna vähintään yksi seuraava tehtävä, joka tapahtuu seuraavan vuoden sisällä. Yhteyshenkilö merkitsee tehtävät valmiiksi ja täydentää tehtävien lisätietoja sitä mukaa, kun tehtävät valmistuvat. Jos et tavoitepäivämäärään (deadline) mennessä merkitse tehtävää valmistuneeksi ja päivitä tehtävän lisätietoja, toimenpide näyttää olevan myöhässä. Muistutamme myöhästyneistä tehtävistä sähköpostitse.

Tehtävien merkitseminen valmiiksi

Tehtävä on tehty → Klikkaa tehtävän tilaksi vetovalikosta "valmis" ja täydennä tehtävän kommentteihin tarpeellisia linkkejä tai muuta lisätietoa. Esim. jos tehtävänä oli järjestää työpaja, päivitä, mitä siellä sovittiin ja mistä löytyy lisätietoa. Lisää myös seuraava tehtävä.

Tehtävää ei ole tehty → Jätä tehtävän valmistumispäivämäärä tyhjäksi ja kirjoita kommenttiin, milloin arvioit tehtävän valmistuvan. Ongelmatapauksissa ota yhteyttä Ilmastovahti-tiimiin.

Jos sinulla on hel.fi-sähköpostitilillä ladattuna kuva, järjestelmä hakee sen automaattisesti. Voit lisätä kuvan Outlookista. 

Jos sinulla ei ole hel.fi-sähköpostiosoitetta, voit lisätä kuvan menemällä valikkoon "Henkilö" → lisää kuva.

Haluamme varmistaa, että sovitut 147 toimenpidettä etenevät aikataulussa ja että Helsingin kasvihuonekaasupäästöt pienenevät tarpeeksi nopeasti. Olemme kehittäneet toimenpiteille mittareita, joita seuraamalla näemme, mihin suuntaan olemme menossa. Yhteyshenkilö osallistuu toimenpidettä koskevien mittareiden kehitykseen. Mittareiden seurannasta sovitaan tapauskohtaisesti. Mittareita on kolmenlaisia.

Toiminnalliset mittarit 

• Toiminnalliset mittarit kytkeytyvät suoraan toimenpiteisiin. Ne kertovat toimenpiteen etenemisestä ja sitä, kuinka paljon kaupungilla ponnistellaan kyseisen toimenpiteen puolesta. 
• Esimerkkejä toiminnallisista mittareista: energianeuvontakoulutukseen osallistuneiden määrä (hlö), rakennetun baanaverkon pituus (km), kaupungin kiinteistöihin asennettujen aurinkopaneelien piikkiteho (kWp), sähköautojen julkisille latauspisteille annettujen rakennuslupien määrä (kpl)
• Yhteyshenkilö ei pysty kirjaamaan mittareita itse järjestelmään vaan voi ehdottaa toiminnallista mittaria esimerkiksi sähköpostitse: sonjamaria.ignatius@hel.fi 

Taktiset mittarit 

• Taktiset mittarit kuvaavat ilmiötä, jota kaupunki pyrkii lisäämään tai vähentämään toimenpiteillä. Ne välittävät syy-seuraussuhdetta toiminnallisten ja strategisten mittarien välissä.
• Esimerkkejä taktisista mittareista: pyöräilyn kulkumuoto-osuus (%), uusiutuvan energian tuotanto Helsingissä (MWh), peruskorjattujen rakennusten ominaislämmönkulutus (kW/m2) tai öljylämmitteisten kiinteistöjen lukumäärä (kpl)
• Yhteyshenkilö voi mielellään kertoa, mikä sopisi taktiseksi mittariksi. Taktisten mittareiden seuraamista ei edellytetä, ellei taktinen mittari liity yhteyshenkilön toimenkuvaan muutenkin.

Strategiset mittarit

• Strategiset mittarit kuvaavat Helsingin kasvihuonekaasupäästöjä ja niitä seuraamalla saamme tietoa toimenpiteiden vaikuttavuudesta: teemmehän Helsingissä oikeita asioita, jotta päästöt vähenevät? Myös muita strategisia mittareita voi olla, kuten kustannukset ja terveysvaikutukset. 
• Esimerkkejä strategisista mittareista: kasvihuonekaasupäästöt (t CO2-ekv.), kustannukset (eur/v)
• Strategiset mittarit ovat useille toimenpiteille yhteisiä, eikä yhteyshenkilöiden tarvitse osallistua strategisten mittareiden päivittämiseen. 

Ilmastokriisin pysäyttämisellä on kiire. Helsingin on mahdollista olla osa ratkaisua ja päästä hiilineutraaliksi vuoteen 2035 mennessä, mutta aikaa ei ole hukattavaksi. Perinteinen vuosittainen vai valtuustokausittainen raportointi ei riitä, vaan tarvitaan paljon useammin päivittyvää ja tarkempaa tietoa siitä, miten toimenpiteemme etenevät ja päästöt kehittyvät. Lisäksi haluamme toimia mahdollisimman avoimesti ja läpinäkyvästi, jotta kansalaiset voivat seurata, mitä kaupungilla teemme ilmastonmuutoksen hillitsemiseksi.